Zarządzanie i administrowanie nieruchomościami - Warszawa, Pruszków, Grodzisk Mazowiecki, Żyrardów, Wilanów

E-kartoteka

Szybki kontakt

Zarządca
ul. Piękna 11B lok 10
00-549 Warszawa

Biuro:
22 724 80 90
Administratorzy:
22 724 80 90
Księgowość:
Pn, Śr, Pt (12.00 - 16.00)
tel. (+48) 725 501 915
tel. (+48) 725 501 913
tel. (+48) 603 085 765
Mail:
zarzadca@zarzadca.waw.pl

Jeśli jesteś zainteresowany zmianą zarządcy lub reprezentujesz zarząd wspólnoty i jesteś zainteresowany naszymi usługami zadzwoń pod numer 504 018 603

zobacz nasze referencje

Więcej

Nasze działy

1. DZIAŁ ADMINISTRACJI

Firma nasza korzysta z E-KARTOTEKI dającej mieszkańcom możliwość wglądu w aktualny stan swoich rozrachunków oraz wgląd w bieżące informacje dotyczące wspólnoty. E-KARTOTEKA daje Zarządowi możliwość wglądu w stan rozliczeń wszystkich mieszkańców co bardzo ułatwia kontrolę nad płatnościami i stanem należności.

Każdy z naszych administratorów wyposażony jest w laptopy on-line mając w ten sposób dostęp do wszelkich dokumentów jak i do e-kartoteki niezależnie gdzie się aktualnie znajduje.

a. Zakres czynności administracyjnych:

  1. Protokolarne przejęcie dokumentacji od poprzedniego administratora;
  2. Prowadzenie ewidencji lokali, właścicieli lokali wraz z przypadającymi im udziałami w nieruchomości wspólnej;
  3. Zawieranie w imieniu Wspólnoty umów dla nieruchomości z dostawcami energii elektrycznej, energii cieplnej, ciepłej i zimnej wody, gazu, odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości;
  4. Zawieranie umów dla nieruchomości wspólnej na usługi kominiarskie, instalacyjne, budowlane i inne usługi związane z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń technicznych w nieruchomości wspólnej (dźwig osobowy, domofon, antena zbiorcza);
  5. Ubezpieczanie nieruchomości wspólnej;
  6. Wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie cen i warunków umów oraz ich zawieranie na usługi związane z zarządem nieruchomością, merytoryczną kontrolę faktur wystawianych przez usługodawców, kontrolę wykonania umów przez usługodawców oraz zmienianie i rozwiązywanie dotychczasowych umów w przypadkach gospodarczo uzasadnionych;
  7. Organizacja i obsługa zebrań Wspólnoty w tym zapewnienia udziału notariusza w przypadkach kiedy to konieczne;
  8. Wykonywanie zleconych przez Zarząd Wspólnoty czynności związanych z zebraniami właścicieli lokali, zawiadamianie o zebraniach, powiadamianie właścicieli o treści uchwał podjętych w trybie indywidualnego zbierania głosów;
  9. Wynajmowanie pomieszczeń w nieruchomości wspólnej w zamian za uzyskanie na rzecz wspólnoty pożytków, ale wyłącznie na podstawie uchwały wspólnoty;
  10. Wydawanie zaświadczeń lub poświadczanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego lub pomocy społecznej;
  11. Zapewnienie właścicielom informacji o sytuacji Wspólnoty oraz dostępu do jej dokumentów;
  12. Powiadamianie właścicieli lokali o zmianie wysokości opłat związanych z dostawami mediów oraz usług dla nieruchomości, po uprzedniej akceptacji wysokości przez Zarząd Wspólnoty;
  13. Sporządzanie protokołów szkód i utrzymywanie w tych sprawach kontaktów z firmami ubezpieczeniowymi;
  14. Prowadzenie teczek wspólnoty mieszkaniowej wraz z dokumentacją z zebrań członków Wspólnoty;
  15. Prowadzenie w imieniu Wspólnoty wszelkiej korespondencji z urzędami, kontrahentami i członkami Wspólnoty w zależności od zaistniałych spraw i potrzeb, niezastrzeżonej do kompetencji Zarządu Wspólnoty;
  16. Reprezentacja Wspólnoty na zewnątrz z zastrzeżeniem kompetencji Zarząd Wspólnoty i Zebrania członków Wspólnoty;
  17. Przygotowanie regulaminu rozliczenia mediów w oparciu o istniejące zapisy w Prawie Energetycznym;
  18. Udostępnienie nowoczesnych metod komunikacji z Właścicielami poprzez wykorzystanie nowych systemów informatycznych, tzw : e-kartoteki, gdzie zamieszczamy wszelkie potrzebne akty prawne Wspólnoty oraz inne ważne dokumenty;
  19. Możliwość negocjacji cenowej w zakresie wszelkich usług z racji dużego pakietu zarządzanych przez nas podmiotów. Nasze wspólnoty są traktowane jako odbiorca masowy, co umożliwia nam negocjowanie niższych stawek, w zakresie: ubezpieczeń, opłat bankowych, wywozu śmieci itp. (raczej najniższe stawki); Z wyłączeniem gazowni oraz energetyki.

b. Zakres czynności technicznych administratora:

  1. Dbanie z należytą starannością o stan nieruchomości, zgodnie z przepisami ustawy prawo budowlane;
  2. Sporządzanie planów przeglądów wymaganych ustawą Prawo budowlane, wraz z propozycją preliminarza kosztów;
  3. Zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji budynku;
  4. Prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości oraz książki obiektu budowlanego;
  5. Przygotowywanie planów remontów;
  6. Przedstawianie ofert w przedmiocie umów z dostawcami mediów, wykonawcami robót i usług;
  7. Wyszukiwanie wykonawców robót budowlanych, negocjowanie cen i warunków umów, przedkładanie najkorzystniejszych ofert;
  8. Nadzór nad pracą firm wykonujących remonty i modernizację oraz uczestnictwo w komisji przy odbiorze ilościowym i jakościowym wykonywanych robót i usług (bez kosztów inspektora nadzoru inwestorskiego);

2. DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI

Frma nasza korzysta z SYSTEMY ŁATWEJ OBSŁUGI NIERUCHOMOŚCI korzystającego z systemu płatności masowych. SŁON stanowi bazę danych z której korzysta E-KARTOTEKA. Program między innymi umożliwia:

  • indywidualne sprawdzanie sald i naliczeń przez każdego z właścicieli on line, poprzez dostęp za pomocą indywidualnych loginów na swoją kartotekę właściciela;
  • podawanie stanów liczników mediów on line;
  • błyskawiczną forma księgowania wpłat, co przekłada się na całościowy aktualny obraz stanu finansowego wspólnoty;
  • sprawne raportowania finansów wspólnoty w zakresie sprawozdawczości na przestrzeni roku;
  • korzystanie z wysoko oprocentowanych lokat;
  • usprawnienie pracy zarządu w ramach weryfikacji merytorycznej kosztów;
  • wiele innych możliwości w zależności od potrzeb indywidualnych wspólnoty;

a. Zakres czynności księgowych:

  1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w tym w wersji elektronicznej;
  2. Wykonywanie sprawozdania dla Głównego Urzędu Statystycznego;
  3. Sporządzanie bilansu rocznego wraz z deklaracją dla Urzędu Skarbowego;
  4. Przechowywanie dokumentacji statystycznej i księgowej wspólnoty;
  5. Obsługa rachunku bankowego Wspólnoty;
  6. Prowadzenie sprawozdawczości Wspólnoty dla urzędów zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  7. Prowadzenie indywidualnych rozliczeń zużycia mediów dla poszczególnych właścicieli;
  8. Bieżąca kontrola finansów Wspólnoty i przedstawianie informacji w tym zakresie Zarządowi Wspólnoty;
  9. Współpraca z bankiem wysyłanie przelewów, odbiór wyciągów i kontrola prawidłowości dokonywanych operacji;
  10. Sporządzanie rocznych planów gospodarczych i finansowych;
  11. Sporządzanie comiesięcznych sprawozdań z realizacji planów gospodarczych oraz finansowych;

3. DZIAŁ PRAWNY

Rekomendacją dla naszych usług w tym zakresie jest wykształcenie prawnicze właściciela firmy p. Artura Fadrowskiego - aplikacja sądowa, praktyka czynna sądowa, 4 letnie praktyka na stanowisku prawnika w Warszawskim Stowarzyszeniu Zarządców, praktyka wykładowcy na Wszechnicy Mazurskiej z prawa cywilnego i administracyjnego, 10 letnie doświadczenie w pracy prawnika ze wspólnotami mieszkaniowymi oraz na obiektach komercyjnych. W celu doskonalenia obsługi wspólnot w zakresie obsługi prawnej powstał dział Prawny, na którego czele stoi Kierownik Działu Prawnego – Radca Prawny Daniel Świderski.

a. Zakres podstawowej obsługi prawnej

  • bieżącą obsługę prawną wspólnoty w zakresie jej stanu formalno-prawnego,
  • pełną windykację należności, począwszy od postępowania windykacyjnego, w tym wzywanie dłużników do zapłaty, zawieranie ugód dotyczących spłaty, rozkładanie zadłużenia na raty, poprzez postępowanie sądowe, w tym pozwy o zapłatę i prowadzenie spraw aż do uzyskania tytułu wykonawczego i postępowanie egzekucyjne obejmujące wszelkie czynności, w tym licytacje z ruchomości i nieruchomości dłużników,
  • przygotowanie projektów umów i uchwał, zawieranych i podejmowanych przez wspólnotę,
  • sporządzanie opinii prawnych w zakresie bieżącej obsługi prawnej wspólnoty m.in. w zakresie formy prawnej, podejmowanych uchwał przez wspólnotę, zawieranych umów i innych dziedzin związanych z działalnością wspólnoty,
  • obsługę postępowań sądowych dotyczących powództw o unieważnienie uchwał,
  • inne kwestie prawne pojawiające się w bieżącej obsłudze administracyjnej.

b. Zakres dodatkowej obsługi prawnej

  • koszty zastępstwa profesjonalnego pełnomocnika w postępowaniu sądowym i postępowaniu egzekucyjnym. W przypadku postępowania sądowego koszty te naliczane są od momentu uzyskania klauzuli wykonalności, w przypadku postępowania egzekucyjnego od momentu postanowienia o przyznaniu kosztów zastępstwa w egzekucji,
  • dochodzenie roszczeń od deweloperów z tytułu wad części nieruchomości wspólnej.

4.DZIAŁ WINDYKACJI

Częstym problemem Wspólnot Mieszkaniowych są duże zaległości właścicieli względem wspólnoty zarówno w zakresie części nieruchomości wspólnej, jak i z tytułu opłat za media. Jest to temat bardzo niewdzięczny i delikatny, ponieważ w przypadku Wspólnot Mieszkaniowych dłużnikiem nie jest klient a sąsiad.

W celu usprawnienia procesu windykacji Dział Windykacji pracuje na tzw. Procedurze windykacyjnej, gdzie jasno i czytelnie kreślone jest w jakich przypadkach procedura zaczyna być realizowana względem dłużnika, oraz jakie i kiedy podejmowane są wobec niego kroki.

5.DZIAŁ TECHNICZNY

Prawo budowlane nakłada na właścicieli i zarządców nieruchomości obowiązek wykonania zgodnie z prawem przeglądów technicznych budynków i obiektów. Muszą dotrzymać ustawowych terminów, ustalić harmonogram planowanego przeglądu oraz usunąć stwierdzone uszkodzenia.

Aby zgodnie z prawem dbać o bezpieczeństwo budynków, zgromadzić kompletną dokumentację oraz zachować obowiązujące terminy przeglądów, nasz Dział korzysta z programu „Przegląd i Kontrola Budynku”.

ZAKRES CZYNNOŚCI DZIAŁU TECHNICZNEGO

  1. Bieżące wsparcie Administratorów i Zarządów Wspólnot w zakresie związanym z problematyką budowlaną (np. remonty, konserwacja, serwis, kontakty z deweloperem).
  2. Nadzorowanie robót budowlanych.
  3. Wykonywanie przeglądów budowlanych zarówno wymaganych przez Prawo Budowlane jak i związanych z np. końcem rękojmi.
  4. Obsługa i analiza programu służącego do odczytu liczników radiowych firmy BMETERS.
  5. Bieżący nadzór nad realizacją planowanych przeglądów wszystkich nieruchomości w oparciu o Art.62 Ustawy Prawo Budowlane i inne obowiązujące przepisy z wykorzystaniem programu „Przegląd i Kontrola Budynku”.
  6. Dokonywanie przeglądów budynków z obowiązkiem przygotowania projektu planu gospodarczego na dany rok w zakresie niezbędnych robót i ich kosztów dla wszystkich wspólnot.
  7. Czynne uczestniczenie w komisjach technicznych i odbiorach technicznych robót z obowiązkiem sporządzenia protokołu lub notatki służbowej.

6.DZIAŁ HANDLOWY